Nel solco della rivoluzione digitale il lavoro è diventato smart e l’ufficio tradizionale si è trasformato in un digital workplace. Questo nuovo ecosistema operativo e manageriale si sviluppa all’interno di un perimetro sempre meno rigido, in cui l’azienda è chiamata a essere sempre più lean e ogni operatore rappresenta il nodo di una rete attraverso cui si muove il flusso delle informazioni. Rendere più fluido lo scorrere di questa mole di dati in transito nel back-office, automatizzando e semplificando molti dei processi operativi in atto, significa soddisfare le necessità aziendali di resilienza e flessibilità e portare il business a un livello superiore. Il workflow digitale, dunque, può diventare più snello ed efficace grazie all’automazione: raggiungere qualsiasi obiettivo operativo diventa in questo modo un’operazione più semplice e veloce.
Perché è importante semplificare il flusso delle informazioni
La questione non è soltanto dotare i dipendenti di strumenti più performanti, ma abbracciare un nuovo paradigma procedurale e implementare strategie che assicurino più efficienza alle attività di back-office. Il cuore della questione è rappresentato dalla collaborazione: automatizzare significa semplificare il flusso delle informazioni, ottimizzando la distribuzione delle risorse, agevolando la comunicazione tra le persone anche a distanza (e a qualsiasi livello nella struttura aziendale) e velocizzando il processo decisionale. È su queste premesse che si passa dal concetto di Business Process Automation a quello, più calzante, di Robotic Process Automation: un approccio che permette di gestire intelligentemente e coerentemente i dati in circolazione per semplificare il flusso delle informazioni grazie alla gestione olistica e congiunta di diverse applicazioni (come software gestionali, sistemi di comunicazione, caselle e-mail e PEC, file, siti web). Si ottiene così una spinta innovativa che permette di migliorare le condizioni di lavoro dei dipendenti e aumentare la produttività di tutta l’azienda. Sono le nuove tecnologie come cloud, robotica, data analysis, intelligenza artificiale e machine learning a rendere possibile questo scenario, in cui gli esperti parlano di augmented workforce, ovvero una forza lavoro in cui confluiscono e da cui si sprigionano nuove potenzialità operative.
Arxeia 365: cinque vantaggi per il business (e per le persone)
Automatizzare l’analisi dei dati di varia natura (come documenti o e-mail) provenienti da diverse fonti e catalogarli in base a criteri di apprendimento automatico: è grazie a queste capacità che la suite Arxeia 365 permette di semplificare il flusso delle informazioni e automatizzare i processi di back-office. Attraverso un sofisticato insieme di funzionalità operative, infatti, questa soluzione per l’organizzazione digitale – basata su servizi di intelligenza artificiale per Office 365 su piattaforma Azure – abilita la gestione collaborativa del workflow riducendo drasticamente le inefficienze e dando nuovo impulso alla produttività del personale. Automatizzare i processi e semplificare il flusso delle informazioni con Arxeia 365 garantisce al business molteplici vantaggi. Ecco i principali:
- Meno errori, più sicurezza: intelligenza artificiale, machine learning e servizi cognitivi riescono a gestire in maniera intelligente le informazioni prodotte. Questo permette di avere ampia visibilità lungo tutto il workflow, rilevare in tempo reale eventuali anomalie e garantire la data security in chiave 4.0.
- Flusso di lavoro più snello: grazie all’automazione e all’approccio collaborativo di Alexa 365 ogni fase del processo può essere gestita nel modo più incisivo possibile. Mettere a fattore comune le competenze di ogni persona rende lo scambio informativo più efficace e di valore.
- Garanzia di conformità normativa e rispetto degli standard aziendali: Arxeia 365 è progettata per evitare la perdita di informazioni grazie a processi di backup automatici, garantire la compliance al GDPR, assicurare una conservazione documentale rispettosa della compliance normativa attraverso firma digitale e marca temporale. L’automazione, inoltre, permette di operare nel pieno rispetto degli standard qualitativi prefissati in base alle policy aziendali.
- Costi ridotti: automatizzare i processi e semplificare il flusso delle informazioni significa poter destinare ad attività più business critical il personale che prima era impegnato a sbrigare operazioni di routine. In questo modo si ottimizzano i tempi e si aumenta la produttività. Ma non solo: riuscire a rilevare prontamente eventuali criticità all’interno dei processi permette di intervenire in tempo con la risoluzione dei problemi. Tutti questi elementi garantiscono una sensibile ottimizzazione dei costi.
- Condizioni di lavoro migliori, maggiore produttività: semplificare il flusso delle informazioni nel back-office significa semplificare il lavoro degli operatori. E automatizzare le mansioni a basso valore aggiunto vuol dire permettere ai dipendenti di dedicarsi a compiti più gratificanti. Questi due elementi hanno un impatto decisivo sulla soddisfazione professionale – e quindi sulla produttività – delle persone.