Tra tutte le aree che compongono la struttura aziendale, quello delle Risorse Umane rappresenta il centro nevralgico: la gestione del personale, intesa nel senso più ampio possibile della definizione, è infatti la chiave per costruire e mantenere nella massima efficienza l’intera organizzazione.
Un risultato che si può ottenere selezionando le risorse interne e mettendole in condizioni di esprimere il loro massimo potenziale, garantendo loro privacy e riservatezza. Trasportando questo concetto in uno scenario in piena e costante trasformazione digitale come quello di oggi, l’impegno del responsabile HR diventa se possibile ancora più delicato e importante: affrontare i grandi cambiamenti portati dall’evoluzione del modern workplace e sfruttare i nuovi scenari per aggiornare e migliorare le condizioni di lavoro e il livello di benessere dell’intera forza lavoro. Due obiettivi che quasi sempre si rivelano intimamente correlati tra loro.
Costruire la nuova struttura aziendale
Negli ultimi decenni, abbiamo assistito a una profonda trasformazione dei rapporti interni tra le varie componenti aziendali, al punto da spingere l’antropologo Jon Husband a postulare il passaggio da una classica organizzazione “gerarchica” a una “wirearchica”, nella quale il flusso di comunicazione non è più prettamente verticale, ma avviene attraverso direzioni diverse, determinate dall’ampliamento esponenziale delle capacità dei sistemi di comunicazione e di trasmissione di dati e informazioni.
Questo cambiamento ha trasformato profondamente l’ambiente di lavoro: il responsabile HR ha oggi l’obiettivo di capire come le varie soluzioni disponibili possono al meglio integrarsi negli schemi aziendali per garantire un ambiente di lavoro produttivo, confortevole e funzionale.
Gestire il lavoro d’ufficio… senza ufficio
Non c’è dubbio che dal punto di vista dell’organizzazione aziendale, la possibilità di collaborare sfruttando le tecnologie digitali ha portato a ripensare in maniera profonda sia gli spazi dell’ufficio sia, in modo ancora più radicale, la gestione del personale, un termine che ormai non si può più utilizzare nel senso “classico, ma deve comprendere tutti i collaboratori impegnati nei vari progetti a vario titolo e che sempre più spesso si trovano a lavorare in remoto, anche quando le loro sono mansioni “da scrivania”.
In questo caso, diventa fondamentale riuscire a organizzare un sistema in grado di disciplinare e regolare il traffico di documenti e di informazioni che è destinato inevitabilmente ad aumentare e a diventare sempre più articolato.
Si tratta allora di attivare dei flussi di lavoro precisi e lineari, all’interno dei quali ogni elemento coinvolto sia messo nelle condizioni di creare realmente valore aggiunto nel modo più semplice, efficace e confortevole possibile. Prima si considerava importante il tempo trascorso in ufficio, ora si porta maggiore attenzione alla qualità del lavoro svolto, attraverso la definizione degli obiettivi individuali.
Informazioni a portata di tutti, sempre e ovunque
Mettere in contatto e fare comunicare i vari elementi delle squadre di lavoro impegnati nella vita aziendale è una priorità decisiva all’interno di un ambiente di lavoro moderno. Chi è chiamato a organizzare una struttura così fluida e decentrata, deve individuare un sistema che metta tutti i propri utenti nelle condizioni di accedere a informazioni sempre aggiornate e sincronizzate con le modifiche apportate dagli altri membri del team.
Questo processo non solo è mirato ad aumentare l’efficienza generale, ma è destinato anche a migliorare l’esperienza di lavoro, eliminando i tempi morti provocati da eventuali ritardi nelle comunicazioni verticali e facilitando l’accesso e l’utilizzo degli strumenti e delle risorse a disposizione.
Verso un ufficio sicuro, efficiente, collaborativo
Come abbiamo visto, la struttura digitale necessaria per rendere pienamente operativo ed efficiente l’ufficio 4.0 presuppone la condizione necessaria che le informazioni siano disponibili e scambiabili all’interno di una rete di relazioni sempre più articolata e dinamica in massima sicurezza.
La digitalizzazione dei processi legati alla gestione delle informazioni e dei documenti rappresenta la soluzione a tale esigenza, a patto che venga progettata e messa in atto tenendo nella massima considerazione la conseguente esigenza di semplicità di utilizzo e quella, altrettanto importante, di sicurezza nella gestione dei dati in ingresso e in uscita.
È in questa prospettiva che anche la gestione della posta condivisa e della PEC diventa un processo in cui il responsabile HR deve essere chiamato a offrire il proprio contributo, lavorando insieme al reparto IT.
L’obiettivo è quello di minimizzare il rischio di perdita di informazione, conoscenza e mancato recapito, soddisfare le esigenze in termini di riservatezza e conformità al GDPR, migliorare la pianificazione delle attività interagendo direttamente dalla casella di posta. Tutti elementi che gli attuali provider o sistemi di gestione PEC non prevedono di default.
A tal proposito abbiamo sviluppato in un ambiente collaborativo sfruttando le tecnologie Microsoft 365 e SharePoint, una soluzione per la gestione della PEC e della posta condivisa.
Se vuoi maggiori informazioni consulta il sito web www.arxeia365.it.