L’evoluzione dell’ambiente di lavoro segue sempre direttive precise, guidata da tendenze riconoscibili: semplificazione, miglioramento delle condizioni di lavoro interne, efficacia delle procedure. A ogni fase dell’evoluzione tecnologica corrisponde quindi un aggiornamento strumentale per costruire un ambiente di lavoro, ottimizzando le procedure di gestione dei dati e modificando i processi di elaborazione e gestione del loro flusso.
L’obiettivo finale è quello di costruire un sistema “destrutturato”, dove tutte le funzionalità finora circoscritte all’ambiente di lavoro tradizionale non siano più vincolate a uno spazio definito, ma siano messe a disposizione di tutti i collaboratori, in qualunque momento e frangente.
Una piattaforma unica per un ufficio collaborativo
Il primo elemento sul quale strutturare un ambiente di lavoro efficiente e svincolato dai limiti, non solo fisici, dell’ufficio tradizionale è una piattaforma unica nella quale mettere a disposizione i file e le applicazioni necessarie alla gestione delle diverse attività per facilitare la collaborazione tra le persone.
In questo modo, la postazione di lavoro non è più vincolata a un luogo definito: ma il computer, il tablet, perfino lo smartphone sono le nuove scrivanie, dalle quali è possibile accedere alle risorse dell’ufficio centrale in pochi, semplici passi.
Oltre agli evidenti vantaggi in termini logistici, che si traducono nella possibilità per un team di persone di interagire e collaborare sugli stessi documenti in real time da luoghi diversi, ciò che conta è la revisione dei processi e delle modalità lavorative dell’intera organizzazione. Un aspetto che, in virtù degli sviluppi legati all’interazione uomo – tecnologia attraverso i sistemi di intelligenza artificiale, conduce a un ulteriore passo verso l’ottimizzazione del lavoro.
Questo comporta inoltre un beneficio in termini di adattamento alle varie necessità dei gruppi di lavoro e, al tempo stesso, una più efficace e produttiva collaborazione tra le persone, che possono quindi concentrarsi su attività nelle quali creano maggior valore.
A questo proposito un passaggio iniziale chiave per proiettare un’organizzazione verso il modern workplace è portare in un ambiente di collaborazione due attività cardine per la gestione delle informazioni: la conservazione dei dati e la gestione della PEC.
La conservazione dei dati
Una delle necessità da affrontare in un percorso di trasformazione digitale è quella della condivisione e conservazione dei dati e delle informazioni. Quando si deve organizzare la struttura operativa interna dell’azienda, sia che si tratti di aggiornare quella esistente, sia che invece si voglia costruirla da zero, diventa fondamentale mettere a punto un sistema di conservazione delle informazioni che risponda alle esigenze di sicurezza in base ai criteri imposti, flessibilità di utilizzo e sicurezza dei dati archiviati nel tempo.
La possibilità di gestire l’accesso in maniera differenziale rappresenta a questo proposito una funzionalità che una struttura complessa come quella di un’azienda deve sviluppare con attenzione. La progettazione e l’incremento di un sistema che possa garantire la sicurezza e la condivisione delle informazioni nel tempo per una più facile e fluida collaborazione tra le persone, è un elemento che si traduce in un vantaggio in termini di produttività ed efficienza operativa.
La gestione della PEC
La fluidità di comunicazione tra le varie componenti aziendali, i clienti e le risorse esterne rappresenta un’altra priorità inderogabile. D’altra parte la gestione dei flussi comunicativi è da sempre una delle attività nevralgiche all’interno di una struttura complessa come quella aziendale.
A oggi, le attuali caselle PEC non permettono di collaborare in sicurezza sullo stesso messaggio, non permettendo di classificarlo ed inserirlo in processi personalizzati diversi da quelli classici del sistema di posta. La gestione e l’individuazione dei messaggi inviati e ricevuti, delle ricevute di consegna ed accettazione sono operazioni complicate e laboriose. Controllare se una PEC inviata è stata correttamente ricevuta da tutti i destinatari non è di facile evidenza e la lettura del contenuto della PEC non è sempre immediata.
Sono tutte complessità che rallentano la collaborazione tra le persone e la gestione efficiente delle informazioni in entrata e in uscita dall’azienda. L’adozione della soluzione Arxeia365 PEC & Email si può rivelare un passo in avanti decisivo, perché, propone un sistema di funzioni che permettono di creare dei flussi di lavoro abilitandone la loro gestione differenziale.
Perciò, accanto all’invio e all’archiviazione dei singoli messaggi, quando si tratta di mettere a punto i protocolli di utilizzo di un sistema PEC è oggi ugualmente importante sviluppare un sistema di amministrazione delle ricevute, grazie al quale queste possono essere automaticamente associate alle relative mail in ingresso o al destinatario di quelle inviate.