Nell’era della quarta rivoluzione industriale l’ufficio si è trasformato in un digital workplace costituito da un ecosistema multidimensionale potenzialmente senza confini, in cui gravita una rete fatta di persone e informazioni. Questo ufficio 4.0 può esprimere appieno tutte le sue potenzialità soltanto attraverso specifici elementi: la messa in atto di una nuova filosofia manageriale, l’applicazione di un nuovo approccio culturale e l’implementazione delle più innovative tecnologie digitali. È attraverso il supporto di queste ultime – ovvero cloud, intelligenza artificiale, robotica, machine learning e servizi cognitivi – che è possibile ottimizzare la gestione dei flussi di informazione dando nuovo impulso alla collaborazione tra i dipendenti, a tutto vantaggio della produttività.
I dati, l’asset più prezioso a disposizione dell’ufficio 4.0
Ai tempi della rivoluzione digitale sono i dati il bene più prezioso a disposizione di ogni impresa. Si tratta di una mole di informazioni che cresce sempre più e che, se non opportunamente gestita, rischia di dare vita a una circolazione caotica all’interno della rete aziendale. La gestione efficace e la tutela di questo patrimonio richiede dunque l’implementazione di strategie e soluzioni all’avanguardia. Per migliorare le attività di back-office, nello specifico, il cuore della questione è rappresentato dalla capacità di organizzare in maniera virtuosa tutti questi dati provenienti da una moltitudine di fonti diverse e in formati differenti (atti, circolari, documenti, fatture, e-mail, schede tecniche, ricevute…). Per farlo, occorre renderli facilmente visualizzabili, utilizzabili e condivisibili dagli operatori (a prescindere dal luogo e dal dispositivo di lavoro), in modo tale che possano diventare un bagaglio comune su cui lavorare e collaborare in vista dell’obiettivo finale. I flussi di informazione al tempo dell’ufficio 4.0 devono dunque poter scorrere senza ostacoli, sia verticalmente sia orizzontalmente, sia fuori sia dentro gli spazi fisici dell’azienda: persone, team e reparti devono poter avere la massima visibilità sui workflow di competenza, in modo tale da riuscire a ottimizzare comunicazione e collaborazione, aumentando così la produttività complessiva.
Ottimizzare i flussi di lavoro: da sfida a opportunità, grazie ad Arxeia 365
Snellire le procedure, semplificare la gestione dei protocolli operativi e ottimizzare il workflow con una gestione ottimale dei dati è l’unico modo per riuscire a stare al passo con i ritmi sempre più veloci imposti dal mercato nello scenario digitale. Nell’ufficio 4.0, infatti, la complessità e la variabilità delle attività da gestire è ingente. Per vincere questa sfida occorre innanzitutto uscire dalla logica del tradizionale workflow rigidamente strutturato, aprire le porte – e le piattaforme! – alla condivisione e alla collaborazione, automatizzare i processi a basso impatto e restituire il giusto ruolo alle capacità personali dei dipendenti e alle potenzialità che possono derivare dall’unione virtuosa delle singole competenze. Tutto questo è possibile grazie ad Arxeia 365, una soluzione con servizi di intelligenza artificiale su piattaforma Azure che permette di riunire nello stesso posto tutte le informazioni relative a un singolo workflow e renderle accessibili a tutte le persone impegnate su quel determinato processo, da qualsiasi posto e dispositivo. In pratica, Arxeia 365 sfrutta tutti i vantaggi degli applicativi di Microsoft come Office 365, SharePoint, Planner, Flow, PowerApps e Power BI e, attraverso un’unica piattaforma, permette di condividere e sincronizzare i contenuti. Ogni dipendente ha a disposizione la propria casella e-mail (sia ordinaria sia certificata), chat di gruppo e strumenti avanzati di gestione delle attività. Si crea così un digital workplace collaborativo in cui sia il patrimonio documentale che la conoscenza e le idee vengono messi a fattor comune attraverso applicativi semplici da integrare e da usare. Grazie a un motore di servizi cognitivi, il sistema riesce inoltre a ottimizzare la gestione dei flussi di informazione analizzando automaticamente dati di diverse tipologie e provenienza per poi ordinarli attraverso criteri di apprendimento automatico. Il risultato è un flusso informativo snello e scorrevole che permette alle attività di back-office di esprimere il pieno del loro valore operativo, in totale sicurezza e nel completo rispetto di normative e policy.