Tecnologie, strumenti, applicazioni e benefici: che cos’è e come funziona l’automazione dei processi aziendali nell’era del digital workplace, tra cloud computing, intelligenza artificiale, IoT.
È tempo di rivoluzione digitale e di Industria 4.0: il vento d’innovazione portato da tecnologie come cloud computing, IoT, intelligenza artificiale, data analysis, machine learning e servizi cognitivi ha scompigliato le carte in tavola anche all’interno di aziende e uffici. Il luogo di lavoro oggi è sempre più un digital workplace che abilita – e nel contempo richiede – un cambio di approccio culturale e procedurale. In questo contesto, l’automazione è l’elemento chiave che permette di stare al passo con un mercato che va sempre più veloce.
La Business Process Automation diventa così Robotic Process Automation: un’automazione che implica l’impiego combinato di diverse applicazioni – software gestionali, caselle di posta elettronica e PEC, sistemi di comunicazione, file, siti web – e non può più prescindere dalla gestione dei dati e dalla comprensione dei flussi informativi.
Strumenti e tecnologie per l’automazione dei processi aziendali
L’automazione dei processi aziendali permette di snellire, semplificare e velocizzare le diverse attività di back-office – dalla gestione delle e-mail e della PEC, all’archiviazione dei documenti, passando per le attività di backup, protocollo e organizzazione delle cartelle -, il tutto attraverso interfacce sicure e semplici da usare, oltre che nel pieno rispetto delle normative vigenti in merito al trattamento e alla gestione dei dati (GDPR).
Il cloud computing rappresenta l’elemento fondamentale del digital workplace che innesca, all’interno di spazi virtuali, il processo di condivisione in sicurezza e lo scambio in tempo reale di file, documenti e comunicazioni. Rendendo più semplice e immediata l’interazione tra le persone – a prescindere dal posto in cui si trovano – questa tecnologia garantisce un deciso aumento della produttività.
Ed è su queste basi che può esprimere il meglio delle proprie potenzialità un’altra tecnologia chiave dell’ufficio 4.0, l’intelligenza artificiale. La gestione delle informazioni, sostenuta da AI, machine learning e servizi cognitivi, permette infatti di interpretare in maniera intelligente i dati prodotti dalle attività svolte dal personale per affinare sempre di più l’efficienza e l’efficacia delle diverse operazioni. Informazioni o attività si muovono dunque all’interno di un workflow collaborativo e automatizzato, le cui regole e dinamiche possono essere definite dagli amministratori in base alle specifiche esigenze di ogni flusso.
I 5 (+ 1) vantaggi della workflow automation
L’automazione di mansioni amministrative, di attività ripetitive o di incarichi a basso valore aggiunto permette dunque di rendere più agile e fluido l’iter operativo. Questo impulso virtuoso si traduce in diversi vantaggi, il cui impatto positivo si snoda lungo molteplici direzioni:
#1: l’alleggerimento del carico di lavoro manuale permette al personale di concentrarsi su attività di maggiore rilievo e prestigio.
#2: riducendo l’intervento umano sui documenti si elimina quasi del tutto la possibilità di incorrere in errori (e si riduce di conseguenza il tempo perso per eventuali correzioni).
#3: automatizzare significa anche avere la certezza che ogni attività sia conforme alle normative, sia nazionali che internazionali.
#4: l’ottimizzazione delle risorse si traduce anche nell’ottimizzazione dei costi. Si perde meno tempo, si fanno meno errori, ci si concentra solo su ciò che può portare davvero effettivo valore al business.
#5: l’automazione dei processi porta anche a un miglioramento della comunicazione e della collaborazione all’interno del team di lavoro: potendo condividere con facilità e sicurezza file e documenti in tempo reale, tutti riescono a rimanere aggiornati e allineati in merito allo stato delle operazioni.
Tutti i vantaggi fin qui elencati non rappresentano solo un beneficio per il business: hanno un impatto positivo anche sulla vita delle persone. Infatti, se i lavoratori perdono meno tempo in attività poco qualificanti, possono dedicarsi a mansioni più in linea con le proprie competenze e aspirazioni. Unitamente al fatto di poter condividere velocemente le informazioni con i propri colleghi e rimanere aggiornati costantemente sul progetto, questo aspetto fa sì che le persone siano nel complesso più soddisfatte del proprio lavoro. E, di conseguenza, diventino più produttive, innescando un circolo virtuoso che alimenta risultati di business sempre più performanti.