Negli ultimi mesi a causa della pandemia il concetto di Smart Working è tornato nell’agenda di molte aziende, decise a fare (finalmente) il grande passo.
Dal privato alla Pubblica Amministrazione, in molti hanno optato per uno smembramento dei vecchi concetti di lavoro e collaborazione, i quali però non possono essere circoscritti (e ridotti) a mero tamponamento di una situazione di emergenza.
Intraprendere questo percorso evolutivo, deve essere un convinto segnale di fiducia verso la tecnologia, nonché adattabilità verso il futuro, con un prioritario obiettivo finale: la sopravvivenza in un universo lavorativo concorrenziale e in costante cambiamento che, presto o tardi, finirà per lasciare indietro chi non ha saputo raccogliere la sfida lanciata dal progresso.
Basti pensare ai millennials e a tutte le nuovissime generazioni, nativi digitali abituati a interagire con dispositivi e architetture in cloud, pronti a fare il loro ingresso nel mondo del lavoro e a interfacciarsi con chi saprà parlare la “loro lingua”.
Occorre, quindi, evolversi e trasformare l’innovazione in opportunità di sviluppo grazie alla valorizzazione del sapere condiviso.
Il sapere di un’azienda e il Knowledge Management
E il concetto di Knowledge Management è strettamente legato a quello di evoluzione digitale. Il termine è stato coniato nel 1933 da Karl Wiig che introdusse la definizione come:
“la sistematica, esplicita e deliberata costruzione, rinnovamento e applicazione della conoscenza per massimizzare, di un’impresa, l’efficacia della sua base di conoscenza e il rendimento del suo patrimonio conoscitivo”.
Cercando di contestualizzare l’accezione di Knowledge Management, questa può essere considerata come l’insieme di metodi e strumenti che permettono di identificare, organizzare e diffondere le conoscenze all’interno di una realtà lavorativa.
Tutto il sapere, inteso come capitale conoscitivo di un’azienda, può essere suddiviso in “conoscenze esplicite”, cioè quelle riconducibili a manuali e procedure, e le “conoscenze tacite”, ossia le esperienze lavorative delle singole persone.
Entrambe acquistano un ruolo cardine per i processi aziendali, poiché se gestite adeguatamente possono rivelarsi il vero asso nella manica che può fare la differenza in termini competitivi.
Appare immediatamente evidente una prima criticità: mentre infatti le “conoscenze esplicite” sono facilmente trasferibili, lo stesso non può dirsi per le “conoscenze tacite” che, in quanto esperienze personali, necessitano di un modo concreto ed efficiente per entrare nel patrimonio comune di un’azienda.
L’obiettivo del Knowledge Management è quello di rendere accessibili tali conoscenze ai dipendenti di un’azienda, al fine di migliorarne la produttività e ottimizzare gli stessi processi lavorativi.
Ma come implementare efficacemente un percorso di condivisione del sapere?
- Serve innanzitutto identificare i “portatori di quel tacito sapere di cui sopra, dando loro il giusto valore, cercando di coinvolgerli in un’operazione di condivisione e trasferimento delle conoscenze che sia allo stesso tempo stimolante e gratificante.
- Parallelamente assicurare uno spazio (fisico o virtuale) dove potersi confrontare e attingere dalle conoscenze (tacite) altrui, così da stimolarne spontaneamente la trasmissione.
- Predisporre un’infrastruttura centralizzata capace di raccogliere tutte le procedure, le informazioni, i documenti e le conversazioni condivise nei vari progetti, assicurando un accesso sicuro a informazioni sempre aggiornate, indipendentemente dal luogo in cui operano i singoli e un sistema di ricerca e consultazione facile e immediato.
- Quando poi i dati e i processi convergono verso uno standard condiviso, allora si può progredire verso un’automazione dei processi. Spesso, gran parte del tempo impiegato da un dipendente per completare un task è dedicato alla ricerca e accesso alle informazioni necessarie. Un sistema che già in fase di ricezione dati sia in grado di effettuare il tagging dei documenti permetterebbe di alleggerire il carico di lavoro manuale, ridurre al minimo l’errore, e destinare le stesse risorse umane verso attività a maggior valore. La tecnologia è, infatti, il driver che permette di raccogliere i dati e usare le informazioni per la pianificazione, il reporting e la misurazione, innescando un circolo virtuoso di efficienza e qualità.
- Inoltre, predisponendo un ambiente collaborativo comune, si potranno raccogliere i dati relativi alle attività svolte dai dipendenti, per avere un’overview su timesheet, inefficienze e ambiti di miglioramento possibili. Tali metriche serviranno, oltre che per un ovvio scopo di ottimizzazione dei processi, anche come termometro della cultura aziendale.
- Collegato al precedente c’è un aspetto psicologico non meno rilevante: la motivazione dei collaboratori. Spesso infatti non si riesce a cogliere l’impatto delle attività che una persona svolge in relazione al contesto aziendale: rendere i lavoratori consapevoli di obiettivi, performance, contributi (anche di conoscenze!) e opportunità stimola il coinvolgimento e accresce il senso di appartenenza.
Un passaggio obbligato
La creazione di una piattaforma cloud dove raccogliere e organizzare documenti e risorse software che possono essere messe a disposizione delle diverse figure professionali coinvolte, deve far fronte all’enorme quantità e qualità dei dati disponibili, nonché alla diversa alfabetizzazione informatica dei collaboratori. La facilità di utilizzo e di condivisione delle informazioni è il postulato principale su cui basare l’evoluzione digitale, a cui deve far seguito un’opportuna sicurezza dei protocolli e dei sistemi di controllo, nonché un’ampia compatibilità degli strumenti utilizzati con i flussi di dati a disposizione, così da adattarsi alle diverse realtà e abitudini aziendali.
A supporto di coloro che vogliano intraprendere il percorso di convergenza tecnologica e culturale c’è la suite Microsoft 365, capace di adattarsi in maniera modulare ad ogni tipologia di azienda, dalle piccole imprese fino ai grandi gruppi.
SharePoint Online è un servizio Microsoft 365 basato su cloud che offre uno spazio collaborativo sicuro dove possono essere gestiti, organizzati e condivisi contenuti, file e applicazioni. Un sistema centralizzato di content management, dove le informazioni sono accessibili da qualsiasi dispositivo tramite browser web o applicativo mobile, utile per far fronte anche al diverso grado di alfabetizzazione o dotazione informatica dei singoli collaboratori. Le aziende stesse possono configurare tramite SharePoint Online un portale intranet, una extranet o una gamma di siti web, in cui i vari gruppi o settori lavorano in simultanea, snellendo il lavoro di gestione dati, e dove i singoli collaboratori possono visualizzare le conversazioni, le attività aggiornate e la propria libreria di documenti personali.
Insieme a Power Automate, PowerApps e le altre applicazioni offerte dalla suite (Teams, Planner, One Drive, Intune, Exchange) permette di creare esperienze digitali multimediali con moduli, flussi di lavoro e app personalizzate per ogni dispositivo.
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