Secondo appuntamento con la rubrica di IWGlobe, pensata per raccontare le motivazioni, l’energia e le paure dietro il cambiamento.
Un Case Study è un’esperienza che abbiamo guidato o vissuto, la scelta di una determinata soluzione in un contesto aziendale che voleva intraprendere nuove strade. Un appuntamento volto a mostrare cosa sia possibile raggiungere a livello di produttività aziendale e di benessere lavorativo con i numerosi strumenti a disposizione.
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Ivano Pizzorni – Responsabile Sistemi Informativi SIDIEF
Quali necessità hanno portato la vostra azienda ad affidarsi a IWG? Che tipo di intervento era richiesto?
All’avvio della società, nel 2014, si è presentata la necessità di avere un software di protocollo per la gestione della documentazione in entrata e in uscita. Sin dall’inizio l’intenzione è stata di orientare l’azienda verso il mondo SharePoint e in questa ottica ho cercato soluzioni di Protocollo sviluppate su di esso, così ho conosciuto Arxeia365.
Quali settori operativi sono stati coinvolti nell’intervento di IWG e quali tecnologie sono state adottate?
Tutte le aree dell’azienda sono state coinvolte nella parametrizzazione del Protocollo e, contestualmente, nella progettazione della Intranet aziendale che utilizziamo tutt’ora.
Avete notato un cambio di passo, una maggiore efficienza nell’organizzazione del workflow e nella comunicazione?
L’utilizzo di Arxeia365 e di SharePoint ha permesso ai dipendenti di comprendere le potenzialità dei prodotti e di iniziare a riflettere in autonomia su come poterli utilizzare e implementare, anche in altri processi, al fine di migliorare ulteriormente la collaborazione in azienda.
Ci sono state resistenze a questi cambiamenti?
Si, ci sono state, come succede ogni volta che si interviene sul modo di lavorare delle persone. La resistenza al cambiamento si mitiga scegliendo soluzioni tecnologiche indubbiamente migliorative, formando le persone prima di rilasciare i nuovi prodotti e fornendo, soprattutto nei primi tempi, un supporto rapido.
Scendendo nello specifico dei servizi che erogate, come è cambiato il rapporto con gli inquilini e con i fornitori?
L’utilizzo di Arxeia365 ha permesso una più rapida e mirata distribuzione della corrispondenza proveniente dagli inquilini, con conseguenti miglioramenti nella tempestività delle risposte e un impatto positivo nella percezione della qualità del nostro customer care.
Quali cambiamenti ci sono stati nel flusso di lavoro passando da un protocollo “tradizionale” a uno integrato nei processi?
Il passaggio ad un ambiente digitale integrato ha snellito i processi di registrazione, distribuzione e archiviazione della corrispondenza e facilitato l’accesso degli utenti all’archivio documentale. Nel protocollo tradizionale i numeri progressivi erano inseriti a mano su foglio Excel e riportati successivamente sui documenti cartacei, per cui anche i documenti elettronici dovevano essere stampati per poter essere protocollati. Anche la distribuzione veniva fatta manualmente e dello stesso documento si facevano più copie cartacee. Ogni destinatario provvedeva all’archiviazione della propria copia o in formato cartaceo, con le conseguenti problematiche legate a questa tipologia di archivio, o in formato elettronico.
Quali sono stati i principali benefici derivati dalla riorganizzazione del lavoro e degli strumenti?
Il beneficio principale è stato sicuramente la maggiore efficienza nella gestione della corrispondenza da e verso i nostri clienti. Inoltre, ci sono stati anche dei benefici sia in termini di impatto ambientale che operativo, legati alla minore produzione di stampe e alla creazione di un unico punto di digitalizzazione.
Come è stata l’assistenza da parte di IWG?
L’assistenza non è stata sempre immediata. Credo però sia dovuto ad un business che si è evoluto così rapidamente da non consentire un altrettanto rapido adeguamento delle risorse a disposizione.
Prospettive future: quali sono i prossimi passi?
Vorremmo migrare su Microsoft 365 appena possibile, quindi siamo in attesa di poter valutare la nuova versione del protocollo sviluppata su questa piattaforma.
Che consiglio dareste alle organizzazioni che in futuro vorranno spingersi verso nuovi ambienti collaborativi facendo leva su automazione e sistemi di Knowledge Management?
Dopo l’esperienza della pandemia e l’accelerazione verso i nuovi modi di lavorare e collaborare, intraprendere un percorso di Digital Transformation non è più una scelta, ma un impegno improrogabile.