Nell’ultimo periodo di emergenza sanitaria è stato chiesto ai lavoratori di tutto il mondo di riorganizzare il proprio concetto di collaborazione secondo i nuovi limiti imposti dalla pandemia. Le restrizioni durante i lockdown e il distanziamento sociale hanno aperto la strada allo smart working, principale alternativa alle forme tradizionali di collaborazione. È stato quindi necessario riorganizzare tutto ciò che ruota attorno alla vita dei lavoratori: ripensare agli spazi, i dispositivi, la rete utilizzata per collegarsi, le interazioni e, più in generale, l’intero flusso di lavoro:
- Gli spazi: non tutti, infatti, avevano a disposizione un proprio angolino dove poter lavorare, quindi spesso è stato difficile districarsi tra lavoro in remoto e figli in DAD.
- gli strumenti: nei primi mesi di pandemia si è registrato un vertiginoso aumento dell’acquisto di PC e abbonamenti a Internet, perché non si era preparati a lavorare da casa e, probabilmente, non si avevano neanche gli strumenti per farlo. Questa corsa ai dispositivi elettronici ha inoltre provocato una forte carenza di chip e di componenti di ogni genere, che durerà ancora almeno per tutto il 2021.
- le competenze: quelle informatiche prima, e organizzative dopo, erano skill date per scontate, salvo poi realizzare che non tutti erano in grado di utilizzare determinati dispositivi in maniera autonoma, o adattare le proprie mansioni nel “nuovo” contesto digitale
- il digital divide: ultimo, non per importanza, lo Smart Working ci ha messo davanti all’inadeguatezza del contesto italiano, con grandi disparità tra nord e sud in termini di velocità di connessione internet
Problemi che, in qualche modo, sono stati affrontati. Rimane una grande incognita collegata alla sicurezza informatica, in quanto la commistione tra vita professionale e vita personale su uno stesso dispositivo ha messo in pericolo gli stessi dati aziendali. Nessun sistema può essere definito completamente sicuro, tuttavia vi sono una serie di best practices per prendersi cura al meglio dei propri dispositivi, che permettono un utilizzo privo di rischi e anche una maggiore durata del dispositivo stesso.
- Innanzitutto, è bene cifrare i dispositivi utilizzati. In tal modo, in caso di furto o smarrimento, i dati personali e le credenziali di accesso potranno beneficiare di un livello ulteriore di protezione
- Mantenere sempre il sistema aggiornato. Gli aggiornamenti costanti di produttori di computer e software aiutano a mantenere la sicurezza, andando a evidenziare e risolvere eventuali falle nel sistema.
- Separare, per quanto possibile, lavoro e vita privata, cercando di non fare ricerche personali o di conservare materiale non inerente al lavoro sui device aziendali, in modo da evitare i contatti con l’esterno e con tutto ciò che non riguarda l’azienda.
- Fare sempre attenzione ai dispositivi esterni come USB e affini, che potrebbero essere non sicuri. Spesso, infatti, queste periferiche potrebbero contenere dei virus in grado di minare l’intero sistema, per cui è bene utilizzare solo dispositivi affidabili, o quantomeno controllarne l’integrità.
- L’accesso di persone non autorizzate ad ambienti di lavoro o di incontro (es. call, meeting e sale riunioni digitali). A tal proposito si consiglia di limitare l’accesso a persone in possesso di password (affidabili) per l’autenticazione.
- Sensibilizzare i lavoratori al rispetto di queste raccomandazioni, nonché all’individuazione di eventuali minacce, mediante formazione continua.
- Infine, segnalare al reparto tecnico predisposto eventuali problemi o “stranezze”. Un buon modo per mantenere al sicuro i propri dispositivi da attacchi esterni e problemi di qualsiasi natura.
È fondamentale conoscere e utilizzare dispositivi e strumenti per la collaborazione e condivisione, ma è altrettanto importante conoscere i rischi a cui si va incontro con una gestione approssimativa di tali risorse.
Se non sai come gestire al meglio la collaborazione da remoto nella tua azienda, contattaci per una consulenza gratuita e potremo aiutarti a trovare le migliori soluzioni per implementare efficacemente spazi di collaborazione digitali. Lo Smart Working non è più un’opzione ma un’inevitabile prospettiva!